Projektplan – Der Projektplan fasst die wichtigsten Punkte zusammen, die wichtig sind, um die Ziele zu erreichen. Der Plan ist ein zentrales Instrument des Projektmanagements und enthält die wichtigsten Informationen zu Umfang, Aufgaben, Terminen und Ergebnissen. Dies ist für die Orientierung des gesamten Teams notwendig.
Projektpläne sind unerlässlich, um alle Projektkomponenten organisiert und nachzuverfolgen. Ein gut geschriebener Plan hilft Ihnen, ein Projekt mit allen notwendigen Elementen an einem Ort abzuschließen, von Zielen und Budget bis hin zu Meilensteinen und Kommunikationsplänen. Indem Sie einen Projektplan erstellen, der Ihr Projekt zum Erfolg führt, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch Kopfschmerzen. In diesem Artikel erfahren Sie alles über Projektpläne und notwendige Projektplanungsschritte.
Projektplan
Ein Projektplan (manchmal auch als Arbeitsplan bezeichnet) fasst die wichtigsten Elemente zusammen, die Ihr Team erfüllen muss, um die Projektziele zu erreichen. In Ihren Plan sollte der Projektmanager Informationen über Zeit, Umfang, Timing und Ergebnisse aufnehmen. Sie können die Plattform nutzen und damit einen Projektplan erstellen, der allen Teammitgliedern zugänglich ist. Wenn Sie einen solchen Plan in einem Arbeitsmanagementsystem erstellen oder eine Projektplanvorlage verwenden, können Sie Arbeitsmeilensteine an einem Ort planen, nachverfolgen und nachverfolgen.
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Um mehr darüber zu erfahren, was ein Projektplan ist und wie er sich von anderen Teilen eines Projekts unterscheidet, lesen Sie weiter:
Ein Projektplan und ein Arbeitsplan sind dasselbe. Verschiedene Teams oder Abteilungen mögen einen der Begriffe bevorzugen, aber beide beschreiben am Ende dasselbe: eine Liste von vorgegebenen Projektplanungsschritten, die Sie abschließen müssen, um die Projektziele nach Abschluss jeder Phase des Projekts zu erreichen.
Mit einem Projektauftrag können Sie vor Projektbeginn die Genehmigung wichtiger Interessengruppen einholen. Daher müssen Sie den Projektauftrag ausfüllen, bevor Sie den Projektplan erstellen. Eine Projektcharta ist eine vereinfachte Version – sie sollte die Ziele, den Umfang und die Verantwortlichkeiten Ihres Projekts angeben. Sobald die Charta genehmigt ist, können Sie einen Projektplan erstellen, der die Schlüsselelemente Ihres Projekts detaillierter beschreibt.
Ihr Projektumfang beschreibt die Größe und den Umfang Ihres Projekts. Im Projektplan müssen Sie den Umfang des Projekts definieren und diese Informationen mit allen Beteiligten teilen. Wenn Sie später befürchten, dass der Maßstab zu weit geht, können Sie zu dem ursprünglich im Projektplan festgelegten Umfang zurückkehren und das Projekt wieder auf Kurs bringen.
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Um Ihren strategischen Plan zu konkretisieren, sollten Sie einen Projektplan beifügen, aber nicht nur das. Informationen zu anderen Schlüsselelementen wie wichtigen Stakeholdern, Zielen und Meilensteinen sollten ebenfalls enthalten sein.
Agiles Projektmanagement befähigt Teams, ihre Arbeit zu teilen und zusammenzuarbeiten. Agile Vorgehensweisen werden oft mit Scrum und Sprints umgesetzt. Wie bei anderen Projekten ist ein agiles Team am erfolgreichsten, wenn Sie Ihren Projektplan erstellen, bevor Sie mit der eigenen Arbeit beginnen.
Der Projektplan bildet die Grundlage des gesamten Projekts. Ohne sie fehlt Ihnen der erste wichtige Baustein im gesamten Projektmanagement-Prozess. Ein klarer schriftlicher Plan dient als Leitfaden für alle Beteiligten und stellt sicher, dass sich alle ihrer Verantwortung bewusst sind. Bevor Sie ein Projekt starten, zeigt es Ihnen auch, ob Sie über die Ressourcen verfügen, die Sie für die Umsetzung benötigen.
Der Projektplan ermöglicht es Ihnen als Projektleiter auch, potenzielle Probleme zu antizipieren, die während der Implementierung auftreten können, bereits in den frühen Phasen der Projektplanung. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Projekt machbar ist, oder gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Laut einer Studie des Project Management Institute besteht ein starker Zusammenhang zwischen Projektplanung und Projekterfolg. Je besser Sie das Projekt planen, desto besser wird Ihr Ergebnis sein. Eine erfolgreiche Planungsphase bedeutet auch mehr Projekteffizienz und bessere Ergebnisse.
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Ein guter Projektmanagementplan ist einer, der den Fortschritt verfolgt. Unabhängig davon, welche Art von Projekt Sie planen, sollte Ihr Arbeitsplan Folgendes enthalten:
Wissen Sie nicht genau, was jeder Begriff bedeutet oder beinhalten sollte? Gehen wir kurz auf die Details ein:
Sie arbeiten aus einem bestimmten Grund an diesem Projektplan – vielleicht möchten Sie, Ihr Team oder Ihr Unternehmen ein gesetztes Ziel erreichen. Aber woher wissen Sie, ob Sie dieses Ziel erreicht haben, wenn Sie keine Möglichkeit haben, den Erfolg zu messen?
Wenn Sie einen Projektplan erstellen, vielleicht unter Verwendung einer Projektplanvorlage, sollte dieser ein klar definiertes gewünschtes Ergebnis haben. Indem Sie sich Ziele als einen der ersten Schritte in der Projektplanung setzen, rechtfertigen Sie nicht nur Ihren Plan, sondern halten auch alle Beteiligten auf einer Wellenlänge. So kann sich jeder auf seinen persönlichen Beitrag zum Ergebnis konzentrieren. Neuere Untersuchungen zeigen auch, dass Teammitglieder doppelt so motiviert sind wie ihre Kollegen, wenn sie verstehen, wie ihre Arbeit zu den Zielen des Teams beiträgt. Allerdings ist dies nur 26 % der Mitarbeiter bewusst, da die Zielsetzung meist losgelöst von der eigenen Arbeit erfolgt. Indem Sie Ziele als Teil des Arbeitsplans festlegen, können Sie zeigen, wie die Arbeit der Teammitglieder zum Erreichen der Projektziele beiträgt.
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Generell sollten Ihre Projektziele hierarchisch über Ihren Projektvorgaben stehen. Denken Sie bei der Definition von Projektzielen darüber nach, was passieren wird, wenn Ihr Projekt erfolgreich ist, und wie dieses Projekt mit den Geschäftszielen übereinstimmt. Projektziele hingegen dienen dazu, sich auf die wirklichen, konkreten Ergebnisse zu konzentrieren, die Sie am Ende Ihres Projekts erreichen möchten.
Der Projektstrukturplan enthält Leitlinien. Es wird verwendet, um Stakeholdern zu zeigen, wie sich ihre Arbeit an Projektspezifikationen auf das Endergebnis auswirkt. Wenn Sie Ihren Projektplan erstellen und Ihre Ziele transparent darstellen, sind alle auf einer Wellenlänge. Nachdem Sie den Projektumfang oder den Zeitplan festgelegt haben, sollten Sie Ihre Ziele noch einmal überprüfen, um sicherzustellen, dass die Arbeitsschritte mit dem Ziel übereinstimmen.
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie Erfolgsmetriken verwenden, um sie quantifizierbar zu machen. Sie ermöglichen es Ihnen festzustellen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder nicht. Der beste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung von SMART-Zielen. SMARTe Ziele machen Ihre Erfolgsmetriken klar und messbar, sodass Sie wissen, wann Ihr Projekt abgeschlossen ist, ob Sie Ihre Ziele erreicht haben oder nicht.
Der Zweck der Veranstaltung könnte beispielsweise darin bestehen, am 22. Juni eine 3-tägige Konferenz für SEO-Spezialisten zu organisieren. In diesem Fall kann der Erfolgsindikator die Anzahl der Teilnehmer von mindestens 1000 Personen sein. Dieser Indikator ist eindeutig und messbar.
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Die Umsetzung des Projekts beinhaltet in der Regel die Beteiligung anderer Beteiligter an der Umsetzung. Beschreiben Sie beim Erstellen eines Projektplans, welche Teammitglieder Teil des Projekts sein werden und welche Rollen jede Person übernehmen wird. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist (dazu kommen wir gleich). Außerdem sollten Sie alle Beteiligten darüber informieren, was Sie von ihnen erwarten und welchen Beitrag sie zum Projekt leisten sollen.
Dabei ist es sinnvoll, die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten zu definieren. Wer ist zum Beispiel direkt für den Projekterfolg verantwortlich? Sind Menschen für die endgültige Genehmigung bestimmter Dinge verantwortlich? Welche Stakeholder aus anderen Bereichen sollten im Projektplan berücksichtigt werden? Sollten Sie bei der Erstellung eines Projektplans bestimmte Risikofaktoren berücksichtigen?
Die Verwendung eines Systems (z. B. eines RACI-Diagramms) hilft bei der Bestimmung, wer für das Projekt verantwortlich ist, wer Entscheidungen genehmigt, wer zum Projekt beiträgt und wer über den Projektfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden muss.
Sobald Sie alle Rollen und Stakeholder identifiziert haben, sollten Sie dies in Ihren Plan schreiben. Wenn Sie dann den Projektplan erstellt haben, wird Ihr Arbeitsplan zu einer abteilungsübergreifenden Ressource für alle Beteiligten.
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Ein Projekt zu starten kostet in der Regel Geld. Unabhängig davon, ob Sie freiberufliche Autoren für Inhalte einstellen oder für eine Veranstaltung Catering anbieten, Sie haben wahrscheinlich einige Ausgaben.
Da Sie die Ziele und Stakeholder bereits in der Projektplanvorlage definiert haben, können Sie Daten aus den frühen Phasen der Projektplanung nutzen, um das Budget festzulegen. Teilen sich verschiedene Abteilungen die Kosten, wenn Ihr Projekt funktionsübergreifend ist? Reicht das geplante Budget aus, wenn Sie Erfolgskennzahlen wie eine bestimmte Besucherzahl oder neue Nutzer festgelegt haben?
Durch die Planung und Genehmigung eines Budgets während der Planungsphase eines Projekts (und vor den anfänglichen Ausgaben) können Sie während der Umsetzungsphase Ihres Projekts bessere und kostengünstigere Entscheidungen treffen. Es wird auch einfacher sein, dieses Budget richtig zuzuweisen, wenn Sie Ziele und Stakeholder im Voraus in Ihrem Projektplan definiert haben. Die Kostenplanung hilft Ihnen, die Kosten für jede Komponente Ihres Projekts später ohne unangenehme Überraschungen zu bestimmen.
Bei der Erstellung eines Projektplans sollte ein wichtiger Teil Ihrer Planung der Identifizierung von Meilensteinen oder spezifischen zu erreichenden Zielen gewidmet sein. Meilensteine erfordern kein Start- oder Enddatum, aber das Erreichen eines solchen Meilensteins markiert den Abschluss einer wichtigen Phase Ihres Projekts. Sie werden verwendet, um den Fortschritt zu messen. Angenommen, Sie arbeiten an der Entwicklung eines neuen Produkts für Ihr Unternehmen. Das Festlegen eines Meilensteins für die Fertigstellung des Prototyps auf einer Zeitachse oder in einem Gantt-Diagramm ist der beste Weg, um den Fortschritt zu messen. Das Gantt-Diagramm ist übrigens ein horizontales Balkendiagramm, das den Zeitplan als Zeitstrahl darstellt.
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Andererseits ist das Ergebnis eines Projekts das, was tatsächlich entsteht, wenn Sie einen Meilenstein erreichen. In unserem Produktentwicklungsbeispiel haben wir einen Meilenstein erreicht, als wir den Prototyp entwickelt haben. Wenn Sie unsere kostenlose Projektplanvorlage verwenden, bevor Sie ein Projekt starten, können Sie das tun
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